Project Charter
Sistem Informasi Sekolah
Disusun oleh:
Project Manager
Posma Rido Damanik ( 41511110063 )
Anggota ( Contoh
)
Masur
Saharman
Adi
Nining
Andika
Mahendra
Universitas Mercu
Buana Jakarta
Fakultas Ilmu
Komputer - Teknik Informatika
T/A.
2013/2014
======================================
Daftar Isi
Daftar Isi --------------------------------------------------------------------------
Project Charter
Business Case
==============================================
Project Charter
Judul Proyek
: Sistem Informasi Sekolah
Tanggal
Mulai Proyek : 15 Januari 2014
Tanggal
Akhir Proyek : 15 Mei 2014
Nomor
Kontrak : ....
Informasi
Anggaran : Perusahaan 10thLoading menganggarkan Rp
80.000.000,- untuk proyek
ini. Biaya teralokasi untuk pekerjaan manajer proyek sekitar
10 jam per minggu selama empat bulan, staf internal lainnya 6@10 jam per minggu
selama empat bulan, dan untuk instalasi software di sekolah yang
memberi proyek.
Manajer
Proyek : Posma Rido Damanik
Tujuan
Proyek :
Membuat aplikasi berbasis web service untuk membantu mengelola pelayanan pengelolaan
data sekolah dengan metode baru (melalui web) dalam peningkatan pelayanan anggota
sekolah secara lebih cepat dan efisien. Software ini akan mencakup beberapa
fitur yang bisa digunakan oleh user (calon siswa/siswi) antara lain : presensi
dan data kehadiran, data siswa, data guru dan karyawan, kehadiran siswa,
kehadiran guru dan karyawan, kedisiplinan, keuangan siswa, honor guru,
pengumuman, data instansi, dan cadangan data. Beberapa bagian web bebas diakses
publik, sedangkan bagian lainnya hanya dapat diakses oleh anggota sekolah.
Pendekatan:
·
Melakukan pertemuan langsung dengan
klien (pihak sekolah) untuk mendapatkan requirement-requirement yang
dibutuhkan.
·
Melakukan review terhadap template
internal dan eksternal serta contoh-contoh dokumen manajemen proyek.
·
Melakukan riset perangkat lunak untuk
menyediakan jaminan keamanan dan mengelola input dari user.
·
Mengembangkan software dengan pendekatan
iteratif, mengumpulkan umpan balik dari user.
Peranan dan Tanggung Jawab
Nama
|
Peranan
|
Posisi
|
Kontak
|
Posma Rido Damanik
|
Project
Manager
|
Project
Manager
|
posma.d@gmail.com
|
Mansur
|
Anggota
Tim
|
Software
Analyst
|
|
Saharman
|
Anggota Tim
|
Software
Developer (progammer)
|
-
|
Adi
|
Anggota Tim
|
Software
Developer (progammer)
|
-
|
Nining
|
Anggota Tim
|
Software
Developer (progammer)
|
-
|
Andika
|
Anggota Tim
|
Software Developer (progammer), dokumentator
|
-
|
Mahendra
|
Anggota Tim
|
Representatif
klien
|
-
|
SISTEM INFORMASI SEKOLAH
1. Introduction/Background
Pendidikan merupakan salah
satu modal kemajuan dari suatu bangsa, sistem
pendidikan yang baik ditunjang dengan fasilitas yang baik merupakan tantangan
utama dalam usaha peningkatan mutu pendidikan .
Sejalan dengan VISI kami yaitu:
“Meningkatkan Sumber Daya Manusia di bidang
Teknologi Informasi.”
Maka kami mengembangkan
sebuah sofware (Sistem Informasi
Sekolah)
untuk membantu pengelolaan data penting di sekolah dan merupakan salah satu
bentuk pengenalan TEKNOLOGI INFORMASI pada
siswa/siswi (generasi penerus bangsa), sehingga para murid dapat merasakan
secara langsung keuntungan dari Teknologi Informasi itu sendiri.
Fitur-fitur yang terdapat pada SI Sekolah antara lain:
•
Data Siswa
•
Data Guru/Karyawan
•
Kehadiran Siswa
•
Kehadiran Guru/Karyawan
•
Data Kegiatan
•
Kedisiplinan
•
Jadwal Mengajar
•
Keuangan Siswa
•
Honor Guru
2. Business Objective
Teknologi Informasi berperan penting dalam
memperbaiki kualitas suatu Instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan
akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi ,sehingga
proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur dan fleksibel.
Bahkan
dewasa ini perkembangan Teknologi
Informasi mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat.
Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun
pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan. karena ketersediaan informasi yang
terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus
bangsa yang kompetitif.
Teknologi informasi
menjadi kebutuhan yang tak dapat ditawar lagi, karena ketersediaan informasi
yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan sistem yang
efisien dan kompetitif.
3. Current Situation and Problem/Opportunity
Statement
Kebanyakan sekolah tidak memiliki manajemen yang baik. Mereka masih
menggunakan sistem pencatatan manual sehingga sangat tidak efektif. Ada banyak
masalah yang menjadikan banyak kesempatan untuk membuat aplikasi
terkomputerisasi. Sehingga diharapkan sekolah yang menggunakan aplikasi ini
bisa lebih efektif dengan manajemen yang terkomputerisasi.
4. Critical Assumption and
Constraints
Sistem Informasi Sekolah harus dapat memberikan manfaat yang signifikan
bagi pihak sekolah dalam hal kemudahan memperoleh akses tentang informasi sekolah tersebut. Pengguna dapat mengakses dengan cara
online. Oleh karena itu, sistem harus mudah diakses oleh pengguna. Sistem
selalu bekerja dengan baik tanpa adanya hambatan yang bersifat teknis maupun personal
(human error). Project manager harus
selalu sigap atas adanya permasalahan yang mengganggu kinerja sistem khususnya
yang berhubungan dengan layanan terhadap klien. Sistem harus dapat dijalankan
pada hardware dan software yang sudah ada, dan dapat meminimasi kebutuhan
dukungan teknis.
5. Analysis of Options and
Recommendation
Terdapat tiga opsi
untuk oportuniti tersebut:
1. Tidak
adanya layanan Sistem Informasi Sekolah tidak mempengaruhi dari bisnis
perusahaan terkait,
2. Penggunaan
perangkat lunak khusus diminimalisasi.
3. Melakukan
perancangan dan implementasi dari layanan ini dengan menggunakan perangkat
keras dan perangkat lunak yang telah ada.
6. Preliminary Project Requirements
Fitur
utama dari proyek Sistem
Informasi Sekolah mencakup:
1.
Proses pengisian data kehadiran pada Sistem Informasi Sekolah dapat dilakukan secara manual (menggunakan keyboard), barcode
scanner, maupun fingerprint scanner.
2.
Penyajian laporan data kehadiran pegawai yang sangat
detil dan memudahkan dalam memeriksa data Guru, Karyawan, dan para murid .
3. Data siswa digunakan
untuk mengelola informasi penting
tentang siswa yang terdaftar di sekolah. Fitur ini dapat membantu anda dalam mengelola,menambah data siswa,mengedit kenaikan kelas.
4.
Data Guru dan Karyawan digunakan untuk mengelola informasi penting tentang
tenaga pengajar maupun karyawan-karyawan yang terdaftar di sekolah Anda,
seperti biodata, pangkat, jabatan, alamat, status bekerja, shift kerja dan
lain-lain.
5.
Data yang dimasukkan akan tersimpan pada database sehingga
kapanpun diperlukan untuk berbagai keperluan, Anda dapat memprosesnya dalam
waktu yang cepat.
6.
Memeriksa data kehadiran
siswa, proses pencarian data kehadiran dan pembuatan
laporannya sangat mudah dan cepat. Pencarian data kehadiran siswa dapat dilakukan
berdasarkan nama/NIS siswa tertentu pada suatu periode waktu .
7.
Terdapat database tentang peraturan sekolah beserta “poin hukuman” yang akan
dikenakan untuk setiap pelanggaran kedisiplinan yang dilakukan siswa, sehingga
setiap Siswa/siswi yang melakukan pelanggaran maka secara otomatis akan
mendapatkan poin hukuman sesuai dengan bentuk pelanggaran yang dilakukan..
8.
Fitur ini digunakan untuk membuat data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti SPP, uang
pembangunan, dll. Data pembayaran tersebut dapat ditampilkan dalam
berbagai format laporan yang akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan
pemeriksaan dan evaluasi, seperti :
-
Laporan siswa yang belum melakukan pembayaran
-
Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran
9. Fitur
ini digunakan untuk mengelola data
tentang honor guru. Sistem Informasi Sekolah juga menyediakan fasilitas
:
-
membuat komponen-komponen honor guru,
- update honor guru
- membuat laporan-laporan yang berkenaan dengan honor
guru/karyawan.
- membuat slip honor guru
- membuat
tunjangan berdasarkan jabatan
10. Pengumuman
digunakan untuk membuat pengumuman dan
informasi singkat yang akan disosialisasikan kepada seluruh Guru, karyawan dan
murid.Instansi digunakan untuk
mengatur informasi dan tampilan program sehingga sesuai dengan instansi.
11. Cadangan
data digunakan untuk membuat back up
data. Proses back up data sangat penting dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan
pada data yang ada seperti data terhapus, harddisk rusak dan sebagainya.
12. Proses
back up data pada program ini dapat dilakukan secara manual maupun otomatis.
Setelah data di back up ke harddisk, perlu dilakukan pemindahan data secara reguler dari
harddisk ke CD atau DVD dan disimpan ditempat yang aman.
7. Budget Estimate and Financial
Analysis
Estimasi biaya proyek
sebesar Rp 80.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada waktu yang diluangkan
anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan proyek 10 jam per
minggu selama 4 bulan dengan bayaran Rp 100.000,-/jam (untuk project manager)
dan Rp 50.000,-/jam untuk 6 staf lainnya. Ã
total 10 jam x 4 minggu x 4 bulan x (Rp 100.000,- + 6 x @Rp 50.000,-) = Rp 64.000.000,-
Selain itu saat
software dibuat diperlukan biaya untuk menginstalasi software. Biaya tersebut
sebesar Rp 6.000.000,- ditambah dengan pengadaan alat tambahan seperti barcode
scanner dan finger scanner seharga Rp 10.000.000,-. Setelah proyek selesai,
diperlukan adanya biaya untuk koneksi jaringan dan maintenance tiap tahun
sebesar Rp 3.000.000,-. Selain itu karena adanya fitur tambahan pada aplikasi
ini seperti barcode scanner, maupun finger scanner (sidik jari) , maka diperlukan
adanya biaya maintenance sebesar Rp 2.000.000,- tiap tahunan. Total biaya
tahunannya sebesar Rp 5.000.000,-.
Benefit yang
diperoleh sekolah dengan menggunakan aplikasi ini berasal dari memudahkan kontrol
divisi, individu dan kehadiran pegawai dan memudahkan dalam mengolah data kehadiran
guru, karyawan dan siswa. Jika menggunakan cara konvensional (absensi
langsung), sekolah membutuhkan paling tidak lebih dari 2 pegawai untuk
melakukan pencatatan, sedangkan setelah menggunakan aplikasi ini, sekolah cukup
menggunakan 1 orang yang mengelola system pencatatan kehadiran sehingga sekolah
menghemat tenaga kerja sebanyak ± 3 orang. Total penghematan tersebut (dalam
bentuk rupiah) yang diproyeksikan tiap tahunnya adalah 3 orang @12 bulan x Rp
1.000.000,-/ bulan = Rp 36.000.000,-
Exhibit A memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan
estimasi Net Present Value (NPV), Return of Investment (ROI), dan tahun
terjadinya payback. Juga terdapat daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun
analisis finansial awal ini.. Estimasi payback adalah dalam satu tahun, NPV
bernilai Rp 19.700.000,-.
8.
Schedule Estimate
User menginginkan
proyek diselesaikan dalam waktu enam bulan, tapi terdapat beberapa
fleksibilitas dalam jadwal.
9.
Potential Risks
Terdapat beberapa resiko pada proyek ini. Resiko terbesar adalah kesalahan
dalam memasukan data input oleh pengguna untuk mengumpulkan informasi kedalam
sistem ini dan pengguna terkadang lupa untuk memasukan input tentang informasi
terbaru, misalkan pihak sekolah lupa memasukan kehadiran siswa/i, guru dan
karyawan apabila telat datang ke sekolah. Resiko terdapat pada sistem reservasi
apabila terdapat anggota sekolah yang melakukan tindakan iseng dengan
mengabsensikan anggota sekolah lain yang tidak hadir. Terdapat beberapa risiko
teknis dalam memilih tipe software yang digunakan untuk search pada sistem,
pemeriksaan keamanan, proses pembayaran, dan lain-lain. Resiko bisnis utama
adalah apakah sistem ini merupakan sistem yang tepat guna sehingga pihak
sekolah tidak merasa rugi dalam menginvestasikan waktu dan uang pada proyek dan
dapat memperoleh manfaat yang diinginkan.
10. Exhibits
Tingkat Diskon
|
5%
|
||||
Asumsi : Proyek
diselesaikan dalam 4 bulan
|
Tahun
|
||||
0
|
1
|
2
|
3
|
||
Cost
|
64000000
|
5000000
|
5000000
|
5000000
|
|
Discount factor
|
1
|
0.95
|
0.90
|
0.85
|
|
Discounted cost
|
64000000
|
4750000
|
4500000
|
4250000
|
77500000
|
Benefit
|
0
|
36000000
|
36000000
|
36000000
|
|
Discount factor
|
1
|
0.95
|
0.90
|
0.85
|
|
Discounted benefit
|
0
|
34200000
|
32400000
|
30600000
|
97200000
|
Discounted benefit-cost
|
- 64000000
|
29450000
|
27900000
|
26350000
|
|
Accumulated benefit-cost
|
- 64000000
|
-34550000
|
- 6650000
|
19700000
|
ßNPV
|
payback
tiap tahun
|
|||||
Asumsi-asumsi :
|
|||||
Cost tahun pertama :
|
|||||
Project manager :
160 jam x Rp 100.000,-/jam
|
16000000
|
||||
Staf lain 6@160 jam x Rp 50.000,-
|
48000000
|
||||
Biaya instalasi Software
|
6000000
|
||||
Total Cost tahun pertama
|
80000000
|
||||
Cost tahunan setelah
proyek selesai :
|
|||||
Maintenance & biaya
koneksi jaringan
|
3000000
|
||||
Biaya maintenance alat
(Barcode & Finger Print)
|
2000000
|
||||
Total cost tahunan
|
5000000
|
||||
Benefit :
|
|||||
Penghematan pegawai
|
3
|
||||
Gaji 1 pegawai tiap bulan
|
1000000
|
||||
Total penghematan pegawai
tiap tahun
12 x 3 x Rp 1.000.000,-
|
36000000
|
||||
11. Schedule
Jadwal tabel kerja
proyek pada tabel 1.
Tabel 1.
Jadwal Pelaksanaan Kerja Proyek
No.
|
Kegiatan Kerja Proyek
|
Bulan
|
|||
I
|
II
|
III
|
IV
|
||
1.
|
Persiapan
|
||||
2.
|
Pengambilan data
primer
|
||||
3.
|
Pembuatan Sistem
Informasi
|
||||
4.
|
Penyusunan laporan
|
||||
By : PRD
