Artikel Standar Framework Pada Proses Pengelolaan IT Governance Dan Audit Sistem Informasi

IT Governance bukan bidang yang terpisah dari pengelolaan organisasi, melainkan merupakan komponen dari pengelolaan organisasi secara keseluruhan, dengan tanggung jawab utama yang memastikan kepentingan stakeholder diikutsertakan dalam penyusunan strategi organisasi, memberikan arahan kepada proses-proses yang menerapkan strategi organisasi, memastikan proses-proses tersebut menghasilkan keluaran yang terukur, memastikan adanya informasi mengenai hasil yang diperoleh dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Penerapan TI di suatu perusahaan tidak selamanya selaras dengan strategi dan tujuan organisasi. Untuk itu perlu dilakukan analisis terhadap infrastruktur dan Pengelolaan TI yang ada agar dapat selalu dipastikan kesesuaian infrastruktur dan pengelolaan yang ada dengan tujuan organisasi.

Analisis yang dilakukan haruslah berdasarkan standar yang umum dan diakui secara luas. Ada beberapa standar yang telah mendapat pengakuan secara luas, antara lainITIL, ISO/IEC 17799, COSO dan COBIT.

Dengan menggunakan standar-standar tersebut, maka tujuan penerapan TI di sebuah perusahaan akan sesuai dengan tujuan yang diharapkan dan menghindarkan dari terjadinya kerugian akibat risiko-risiko penerapan yang tidak terpetakan.

IT Governance

IT governance diartikan sebagai struktur dari hubungan dan proses yang mengarahkan dan mengatur organisasi dalam rangka mencapai tujuannya dengan memberikan nilai tambah dari pemanfaatan teknologi informasi sambil menyeimbangkan risiko dibandingkan dengan hasil yang diberikan oleh teknologi informasi dan prosesnya.

IT governance merupakan satu kesatuan dengan sukses dari enterprise governance melalui pen-ingkatan dalam efektivitas dan efisiensi dalam proses perusahaan yang berhubungan. IT governance menyediakan struktur yang menghubungkan proses TI, sumber daya TI dan informasi bagi strategi dan tujuan perusahaan.

Lebih jauh lagi IT governance menggabungkan good (best) practice dari perencanaan dan pengorganisasian TI, pembangunan dan pengimplemantasian, delivery dan support, serta memonitor kinerja TI untuk memastikan kalau informasi perusahaan dan teknologi yang berhubungan mendukung tujuan bisnis perusahaan.

Penerapan TI di perusahaan akan dapat dilakukan dengan baik apabila ditunjang dengan suatu pengelolaan TI (IT Governance) dari mulai perencanaan sampai implementasinya. Definisi IT Governance menurut ITGI adalah: “Suatu bagian terintegrasi dari kepengurusan perusahaan serta mencakup kepemimpinan dan struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa TI perusahaan mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi.”

Kegunaan IT Governance adalah untuk mengatur penggunaan TI, dan memastikan performa TI sesuai dengan tujuan berikut ini :

1.  Keselarasan TI dengan perusahaan dan realisasi keuntungan-keuntungan yang dijanjikan dari penerapan TI.
2. Penggunaan TI agar memungkinkan perusahaan mengekploitasi kesempatan yang ada dan memaksimalkan keuntungan.
3.  Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab.
4.  Penanganan manajemen risiko yang terkait TI secara tepat.

Alasan terpenting mengapa IT governance penting adalah bahwa ekspektasi danrealitas sering kali tidak sesuai. Shareholder perusahaan selalu berharap tentang perusahaan untuk :

1. Memberikan solusi TI dengan kualitas yang bagus, tepat waktu, dan sesuai dengan anggaran.
2. Menguasai dan menggunakan TI untuk mendatangkan keuntungan.
3.  Menerapkan TI untuk meningkatkan efisiensi dan produktifitas sambil menangani risiko TI.

IT governance yang tidak efektif akan menjadi awal terjadinya pengalaman buruk yang dihadapi perusahaan  seperti:

1. Kerugian bisnis, berkurangnya reputasi, dan melemahnya posisi kompetisi.
2. Tenggat waktu yang terlampaui, biaya lebih tinggi dari yang diperkirakan, dan kualitas lebih rendah dari yang telah diantisipasi.
3. Efisiensi dan proses inti perusahaan terpengaruh secara negatif oleh rendahnya kualitas penggunaan TI.
4. Kegagalan inisiatif TI untuk melahirkan inovasi atau memberikan keuntungan yang dijanjikan.

Dalam studi ITGI mengenai Status Global Penguasaan IT, ada 10 masalah besar di bidang TI yang dialami oleh para CEO dan CIO, yaitu

1. Kurangnya pandangan mengenai seberapa baik TI berfungsi.
2. Kegagalan operasional TI.
3. Masalah penempatan karyawan bidang TI.

Kegunaan TI Governance adalah untuk mengatur penggunaan TI, dan memastikan performa TI sesuai dengan tujuan berikut ini :

1.      Keselarasan TI dengan perusahaan dan realisasi keuntungan-keuntungan yang dijanjikan dari penerapan TI.

2.      Penggunaan TI agar memungkinkan perusahaan mengekploitasi kesempatan yang ada dan memaksimalkan keuntungan.

3.      Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab.

4.      Penanganan manajemen risiko yang terkait TI secara tepat.

Alasan terpenting mengapa IT governance penting adalah bahwa ekspektasi danrealitas sering kali tidak sesuai. Shareholder perusahaan selalu berharap perusahaan untuk :

1.      Memberikan solusi TI dengan kualitas yang bagus, tepat waktu, dan sesuai dengan anggaran.

2.      Menguasai dan menggunakan TI untuk mendatangkan keuntungan.

3.      Menerapkan TI untuk meningkatkan efisiensi dan produktifitas sambil menangani risiko TI.

IT governance yang tidak efektif akan menjadi awal terjadinya pengalaman buruk yang dihadapi perusahaan, seperti:

1.      Kerugian bisnis, berkurangnya reputasi, dan melemahnya posisi kompetisi.

2.      Tenggat waktu yang terlampaui, biaya lebih tinggi dari yang diperkirakan, dan kualitas lebih rendah dari yang telah diantisipasi.

3.      Efisiensi dan proses inti perusahaan terpengaruh secara negatif oleh rendahnya kualitas penggunaan TI.

4.      Kegagalan inisiatif TI untuk melahirkan inovasi atau memberikan keuntungan yang dijanjikan.

Dalam studi ITGI mengenai Status Global Penguasaan IT, ada 10 masalah besar di bidang TI yang dialami oleh para CEO dan CIO, yaitu

1.      Kurangnya pandangan mengenai seberapa baik TI berfungsi.

2.      Kegagalan operasional TI.

3.      Masalah penempatan karyawan bidang TI.

4.      Jumlah masalah dan kejadian dalam TI.

5.      Biaya TI yang tinggi dengan perolehan kembali modal (ROI) yang rendah.

6.      Kurangnya pengetahuan mengenai sistem penting.

7.      Kurangnya kemampuan mengelola data.

8.      Pemutusan hubungan antara strategi TI dan bisnis.

9.      Ketergantungan pada entitas di luar pengawasan langsung.

10. Jumlah kesalahan yang disebabkan oleh sistem penting.

11. Jumlah masalah dan kejadian dalam TI.

Marios Damianides, ketua internasional ITGI menyatakan, "Hasil-hasil ini menunjukkan kesenjangan antara masalah TI dan pendahuluan rencana aksi untuk memusatkan perhatian pada masalah tersebut".

Penggunaan standar IT Governance mempunyai keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

1. The Wheel Exists – penggunaan standar yang sudah ada dan mature akan sangat efisien. Perusahaan tidak perlu mengembangkan sendiri frameworkdengan mengandalkan pengalamannya sendiri yang tentunya sangat terbatas.
2. Structured – standar-standar yang baik menyediakan suatu framework yang sangat terstruktur yang dapat dengan mudah difahami dan diikuti oleh manajemen. Lebih lanjut lagi, framework yang terstruktur dengan baik akan memberikan setiap orang pandangan yang relatif sama.
3. Best Practices – standar-standar tersebut telah dikembangkan dalam jangka waktu yang relatif lama dan melibatkan ratusan orang dan organisasi di seluruh dunia. Pengalaman yang direfleksikan dalam model-model pengelolaan yang ada tidak dapat dibandingkan dengan suatu usaha dari satu perusahaan tertentu.
4.  Knowledge Sharing – dengan mengikuti standar yang umum, manajemen akan dapat berbagi ide dan pengalaman antar organisasi melalui user groups, website, majalah, buku, dan media informasi lainnya.
5. Auditable – tanpa standar baku, akan sangat sulit bagi auditor, terutama auditor dari pihak ketiga, untuk melakukan kontrol secara efektif. Dengan adanya standar, maka baik manajemen maupun auditor mempunyai dasar yang sama dalam melakukan pengelolaan TI dan pengukurannya.

Model Standar IT Governance

Ada berbagai standar model IT Governance yang banyak digunakan saat ini, antara lain:

1. ITIL (The IT Infrastructure Library)
2. ISO/IEC 17799 (The International Organization for Standardization / The International Electrotechnical Commission)
3. COSO (Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission)
4. COBIT (Control Objectives for Information and related Technology)

1.      ITIL – The IT Infrastructure Library

ITIL dikembangkan oleh The Office of Government Commerce (OGC)suatu badan dibawah pemerintah Inggris, dengan bekerja sama dengan TheIT Service Management Forum (itSMF) – suatu organisasi independen mengenai manajemen pelayanan TI – dan British Standard Institute (BSI) – suatu badan penetapan standar pemerintah Inggris.

ITIL merupakan suatu framework pengelolaan layanan TI (IT Service Management – ITSM) yang sudah diadopsi sebagai standar industri pengembangan industri perangkat lunak di dunia.

ITIL framework terdiri dari dua bagian utama, yaitu:

1.      Service Support

a.      Service Desk.

b.      Incident Management.

c.       Problem Management.

d.      Configuration Management.

e.       Change Management.

f.        Release Management.

2.      Service Delivery

a.      Availability Management.

b.      Capacity Management.

c.       IT Service Continuity Management.

d.      Service Level Management.

e.       Financial Management for TI Services.

f.        Security Management.

Standar ITIL berfokus kepada pelayanan customer, dan sama sekali tidak menyertakan proses penyelarasan strategi perusahaan terhadap strategi TI yang dikembangkan.

2.      ISO/IEC 17799

ISO/IEC 17799 dikembangkan oleh The International Organization for Standardization (ISO) dan The International Electrotechnical Commission (IEC) dengan titel "Information Technology - Code of Practice for Information Security Management". ISO/IEC 17799 dirilis pertama kali pada bulan desember 2000.

ISO/IEC 17799 bertujuan memperkuat 3 (tiga) element dasar keamanan informasi (1), yaitu

1.      Confidentiality – memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh yang berhak.

2.      Integrity – menjaga akurasi dan selesainya informasi dan metode pemrosesan.

3.      Availability – memastikan bahwa user yang terotorisasi mendapatkan akses kepada informasi dan aset yang terhubung dengannya ketika memerlukannya.

ISO/IEC 17799 terdiri dari 10 domain (1), yaitu:

1. Security Policy – memberikan panduan dan masukan pengelolaan dalam meningkatkan keamanan informasi.
2. Organizational Security – memfasilitasi pengelolaan keamanan informasi dalam organisasi.
3. Asset Classification and Control – melakukan inventarisasi aset dan melindungi aset tersebut dengan efektif.
4. Personnel Security – meminimalisasi risiko human error, pencurian, pemalsuan atau penggunaan peralatan yang tidak selayaknya.
5. Physical and Environmental Security – menghindarkan violation, deteriorationatau disruption dari data yang dimiliki.
6. Communications and Operations Management – memastikan penggunaan yang baik dan selayaknya dari alat-alat pemroses informasi.
7. Access Control – mengontrol akses informasi.
8. Systems Development and Maintenance – memastikan bahwa keamanan telah terintegrasi dalam sistem informasi yang ada.
9. Business Continuity Management – meminimalkan dampak dari terhentinya proses bisnis dan melindungi proses-proses perusahaan yang mendasar dari kegagalam dan kerusakan yang besar.
10. Compliance – menghindarkan terjadinya tindakan pelanggaran atas hukum, kesepakatan atau kontrak, dan kebutuhan keamanan.

3.       COSO – Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission

COSO merupakan kependekan dari Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission, sebuah organisasi di Amerika yang berdedikasi dalam meningkatkan kualitas pelaporan finansial mencakup etika bisnis, kontrol internal dan corporate governance. Komite ini didirikan pada tahun 1985 untuk mempelajari faktor-faktor yang menunjukan ketidaksesuaian dalam laporan finansial.

1.   Komponen kontrol COSO

COSO mengidentifikasi 5 komponen kontrol yang diintegrasikan dan dijalankan dalam semua unit bisnis, dan akan membantu mencapai sasaran kontrol internal:

a.      Monitoring.

b.      Information and communications.

c.       Control activities.

d.      Risk assessment.

e.       Control environment.

2.   Sasaran kontrol internal

Sasaran kontrol internal dikategorikan menjadi beberapa area sebagai berikut:

a.  Operations – efisisensi dan efektifitas operasi dalam mencapai sasaran bisnis yang juga meliputi tujuan performansi dan keuntungan.

b.      Financial reporting – persiapan pelaporan anggaran finansial yang dapat dipercaya.

c.       Compliance – pemenuhan hukum dan aturan yang dapat dipercaya.

3.   Unit / Aktifitas Terhadap Organisasi

Dimensi ini mengidentifikasikan unit/aktifitas pada organisasi yang menghubungkan kontrol internal. Kontrol internal menyangkut keseluruhan organisasi dan semua bagian-bagiannya. Kontrol internal seharusnya diimplementasikan terhadap unit-unit dan aktifitas organisasi.

3.      COBIT – Control Objectives forInformation and related Technology

COBIT Framework dikembangkan oleh IT Governance Institute, sebuah organisasi yang melakukan studi tentang model pengelolaan TI yang berbasis di Amerika Serikat.

COBIT Framework terdiri atas 4 domain utama:

1. Planning & Organisation.

Domain ini menitikberatkan pada proses perencanaan dan penyelarasan strategi TI dengan strategi perusahaan.

2. Acquisition & Implementation.

Domain ini menitikberatkan pada proses pemilihan, pengadaaan dan penerapan teknologi informasi yang digunakan.

3. Delivery & Support.

Domain ini menitikberatkan pada proses pelayanan TI dan dukungan teknisnya.

4.      Monitoring.

Domain ini menitikberatkan pada proses pengawasan pengelolaan TI pada organisasi.

Masing-masing domain terdiri dari high-level control-objectives sebagai berikut:

Domain Planning & Organisation

PO1     Define a Strategic TI Plan

PO2     Define the Information Architecture

PO3     Determine Technological Direction

PO4     Define the TI Organisation and Relationships

PO5     Manage the TI Investment

PO6     Communicate Management Aims and Direction

PO7     Manage IT Human Resources

PO8     Manage Quality

PO9     Assess and Manage IT Risks

PO10   Manage Projects

Domain Acquisition & Implementation

AI1      Identify Automated Solutions

AI2      Acquire and Maintain Application Software

AI3      Acquire and Maintain Technology Infrastructure

AI4      Enable Operation and use

AI5      Procure IT Resources

AI6      Manage Changes

AI7       Install and Accredit Solutions and changes

Domain Delivery & Support

DS1     Define and Manage Service Levels

DS2     Manage Third-party Services

DS3     Manage Performance and Capacity

DS4     Ensure Continous Services

DS5     Ensure System Security

DS6     Indentify and Allocate Cost

DS7     Educate and Train Users

DS8     Manage Service desk and incidents

DS9     Manage the Configurations

DS10   Manage Problems

DS11   Manage Data

DS12   Manage the Physical Environment

DS13   Manage Operations

Domain Monitoring

M1       Monitor and Evaluate IT Performance

M2       Monitor and Evaluate IInternal Controll

M3       Ensure Compliance with external requirements

M4       Provide IT Governance

COBIT mempunyai model kematangan (maturity models)  untuk mengontrol proses-proses TI dengan menggunakan metode penilaian (scoring) sehingga suatu organisasi dapat menilai proses-proses TI yang dimilikinya dari skala non-existentsampai dengan optimised (dari 0 sampai 5). Maturity models ini akan memetakan:

1.      Current status dari organisasi – untuk melihat posisi organisasi saat ini.

2.      Current status dari kebanyakan industri saat ini – sebagai perbandingan.

3.      Current status dari standar internasional – sebagai perbandingan tambahan.

4.      Strategi organisasi dalam rangka perbaikan – level yang ingin dicapai oleh organisasi.

Perbandingan Model-model Standar TI Governance

1.      Perbandingan COBIT dengan ITIL

Tabel 1  menunjukkan bahwa ITIL sangat fokus kepada proses desain dan implementasi TI, serta pelayanan pelanggan (customer service), hal ini diperlihatkan bahwa hampir seluruh proses pada domain AI dan DS COBIT dilakukan, sementara sebagian proses PO dilakukan, ini menunjukkan bahwa ITIL tidak terlalu fokus pada proses penyelarasan strategi perusahaan dengan pengelolaan TI. Proses pada domain M sama sekali tidak dilakukan oleh ITIL, hal ini menunjukkan ITIL tidak melakukan pengawasan yang akan memastikan kesesuaian pengelolaan TI dengan keadaan perusahaan di masa yang akan datang.

1.      Perbandingan COBIT dengan ISO/IEC 17799

Tabel 2 menunjukkan bahwa ISO/IEC 17799 melakukan sebagian proses-proses pada seluruh domain COBIT.

Hal ini menunjukkan ISO/IEC 17799 mempunyai spektrum yang luas dalam hal pengelolaan TI sebagaimana halnya COBIT, namun ISO/IEC 17799 tidak sedalam COBIT dalam hal detail proses-proses yang dilakukan dalam domain-domain tersebut.

1.      Perbandingan COBIT dengan COSO

Tabel 3  menunjukkan bahwa COSO melakukan sebagian proses di domain PO, AI, dan DS, namun tidak satupun proses pada domain M dilakukan.

Hal ini menunjukkan bahwa COSO fokus kepada proses penyelarasan TI dengan strategi perusahaan, dan sangat fokus dalam hal desain dan implementasi TI.

Kesimpulan Perbandingan Model-model Standar Pengelolaan TI

Tabel 4  memperlihatkan bahwa model-model standar selain COBIT tidak mempunyai range spektrum yang seluas COBIT. Model-model tersebut hanya melakukan sebagian dari proses-proses pengelolaan yang ada di dalam COBIT

Gambar 5 memetakan standar COBIT dengan standar lainnya dalam hal kelengkapan proses-proses TI yang dilihat dalam dua dimensi:

1. Vertical – melihat kedetailan atau kedalaman standar dalam hal teknis dan operasional.
2. Horizontal – melihat kelengkapan proses-proses TI

Dan dari Gambar 2.5, dapat dilihat bahwa COBIT mempunyai kompromi antara dimensi horisontal dan vertikal yang lebih baik dari standar-standar lainnya. COBIT mempunyai spektrum proses TI yang lebih luas dan lebih mendetail. ITIL merupakan standar yang paling mendetail dan mendalam dalam mendefinisikan proses-proses TI yang bersifat teknis dan operasional. Sedangkan COSO mempunyai detail yang dangkal, walaupun spektrum proses teknis dan operasionalnya cukup luas.


Refrensi :

http://artikel-teknologi-informasi.blogspot.com/2012/10/artikel-standar-framework-pada-proses.html